Prestação de Contas: Check List do que não pode faltar!

prestação de contas do condomínio - fluxo de caixa

O final do ano está chegando e a hora da prestação de contas também. E aí vem a pergunta: por onde começar a prestação de contas do condomínio?

A transparência dentro dos condomínios é uma prioridade, assim como a prestação de contas  que é obrigatória ao menos uma vez ao ano e quando for solicitada, conforme o art. 1348, VIII, do Código Civil . É de atribuição do síndico organizar e justificar todas as movimentações financeiras de sua gestão.  Inclusive, é recomendável que sejam feitas apresentações parciais das contas para que a demonstração final seja mais clara e compreendida melhor pelos moradores, que podem não se lembrar de uma situação ocorrida no início da gestão.

Outro trabalho importante da prestação de contas é fazer o balancete.  Se o condomínio tiver um contador próprio ou um escritório de contabilidade ao seu dispor, tudo ótimo. É só organizar as contas, não esquecer nenhuma nota e deixar que eles façam o trabalho. Mas e se for o síndico a pessoa responsável por fazer essa parte contábil? Muitas vezes a falta de experiência e de familiaridade com alguns termos contábeis pode prejudicar a prestação de contas final.

Por isso preparamos um glossário rápido com os termos contábeis que você precisa saber na hora de fazer a prestação de contas do condomínio:

  1. Receita: é todo dinheiro recebido. No caso do condomínio, são as taxas condominiais, rateios para despesas extras e outra fonte de renda que existir.
  2. Despesas: tudo o que o condomínio gastou é discriminado aqui, desde o pagamento dos funcionários, manutenção as áreas comuns, até aquelas extraordinárias que não estavam previsas no orçamento inicial do condomínio.
  3. Resultado do Exercício: total das receitas menos o total das despesas ocorridas durante aquela gestão.
  4. Resultado Corrente: é o total das receitas menos o total das despesas, não contando com as despesas e receitas extraordinárias. Este resultado é importante para planejar o orçamento do próximo ano.
  5. Resultado Transitado: são os valores vindos do ano anterior, ou seja a soma do saldo da Conta à Ordem, Conta Poupança Condomínio e Caixa, transitados do Exercício anterior.
  6. Resultado a Transitar: são os valores do ano em questão, mais o resultado transitado. Este Resultado será distribuído pelo saldo da Conta à Ordem, Conta Poupança Condomínio e Caixa no último dia do ano.

Agora que esses termos já estão mais esclarecidos, vamos à parte prática. É indicado que se separe os documentos relevantes e que tenham sido decisivos nas transações feitas.

Documentos essenciais na hora da prestação de contas:

  • Relatório do Orçamento– O orçamento de gastos e receitas decidido no início da gestão deve ser revisitado para um comparação com o que foi feito, analisando o que foi gasto a mais e o que foi gasto a menos.
  • Balanço – Pode ser dividido em três contas: Pessoal – que inclui salários, férias, cesta básica e outros; Fixas – água, luz, telefone, taxas; e Variáveis – limpeza da caixa d’água, recarga de extintores, entre outros.
  • Inadimplência – Divulgar as métricas relevantes sobre o assunto, como porcentagens, quantidade de cotas, valor por unidade e ações tomadas para redução do índice.
  • Relatório de Receitas – A receita basicamente se divide em duas: condôminos adimplentes e inadimplentes. Nunca esqueça das pastas e da documentação original comprobatória de despesas e receita.
  • Relatório de Despesas– Use a divisão por item como Funcionários, Consumo (água, luz, telefone, Internet), Manutenção, Material de Consumo, Administrativos, Despesas Diversas, isso facilita o entendimento. É recomendável já informar despesas de emergência, para que, assim que aprovada a prestação de contas, já se possa agilizar o orçamento da próxima gestão

Para o sucesso da apresentação de prestação de contas é importante usar recursos visuais e que facilitem o acesso às informações, como uso de gráficos, comparações e ilustrações, e também disponibilizar cópias para todos na reunião. Esses cuidados aumentam a credibilidade e confiança no síndico, gerando mais andamento e fluidez.

Trabalhar com a gestão financeira, ainda mais quando você está à frente de um condomínio muito grande, é bastante delicado, além de ser uma tarefa que toma tempo. 

Então uma sugestão:

  • Se você ainda não  muita prática com a prestação de contas, uma ótima saída é contratar uma administradora ou um contador, mesmo que seja um condomínio de pequeno porte. Assim você pode otimizar mais seu tempo e focar em outras tarefas.

Mas se o seu objetivo é se aprofundar mais, aprender como fazer o balancete e ficar a frente da gestão financeira do seu condomínio, disponibilizamos uma planilha de prestação de contas para facilitar no controle da movimentação financeira de seu condomínio, e que é de extrema utilidade na hora de fazer a apresentação de prestação de contas, baixe aqui!

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